ESKİŞEHİR OSMANGAZİ ÜNİVERSİTESİ
YAZIŞMA KURALLARI, ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ KULLANIMI ve İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 – (1) Bu Yönerge, Eskişehir Osmangazi Üniversitesi’nde iş akış süreçlerindeki imzaya yetkili görevlileri ve onay mercilerini belirlemek, verilen yetkileri belli bir ilkeye bağlamak, iş ve işlemlerin yürütülmesine ilişkin evrak/belgelerin üretilmesi, kaydedilmesi, gönderilmesi, takibi ile gelen evrak/belgelerin havalesi, kaydedilmesi, işleme alınması ve cevaplandırılması süreçlerinde izlenmesi gereken yol, yöntem ve usulleri belirlemek; bilgi ve belge alışverişinin etkin, hızlı, güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlayarak yazışmalarda kurumsal kültür ve kimlik oluşturmak; amir ve memurların "Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik" hükümlerine uygun hareket etmelerini sağlamak amacıyla hazırlanmıştır.
Kapsam
MADDE 2 – (1) Bu yönerge; 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu ve diğer ilgili mevzuat uyarınca, Eskişehir Osmangazi Üniversitesi Rektörlüğü ve bağlı birimlerin yapacakları yazışmalarda ve yürütecekleri işlemlerde, Rektör ve diğer üst yöneticiler adına imza yetkisi kullanılma şekil ve şartları ile resmi yazışma kurallarını ve diğer hususları kapsar.
Dayanak
MADDE 3 – (1) Bu yönerge, 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu, 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu, 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları İle Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname ve Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik ile “Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği”nin ve 14.10.2017 tarih ve 30210 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “e-Yazışma Projesi” konulu 2017/21 sayılı Başbakanlık Genelgesi’nin ilgili hükümlerine ve 26.04.2022 tarih ve 31821 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Gizlilik Dereceli Belgelerde Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 – (1) Bu Yönergede yer alan;
- Akademik Birim Amiri: Fakülte Dekanlıkları, Enstitü Müdürlükleri, Yüksekokul Müdürlükleri, Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürlükleri veya hiyerarşik yapıdaki en üst amirini,
- Başhekim: Sağlık, Uygulama ve Araştırma Hastanesi ile Ağız, Diş ve Çene Sağlığı Eğitim, Uygulama ve Araştırma Hastanelerinin idari, tıbbi ve eğitim süreçlerini kontrol etmek üzere görevlendirilen kişiyi
c) Belge: Herhangi bir bireysel işlemin, kurumsal fonksiyonun veya kurumsal işlemin yerine getirilmesi için alınmış ya da idare tarafından hazırlanmış; içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek aidiyet zincirini muhafaza eden, güvenli elektronik imza ya da el yazısıyla imzalanmış ve kayıt altına alınmış her türlü bilgiyi
ç) Daire Başkanı: Eskişehir Osmangazi Üniversitesi Daire Başkanlarını,
d) Dekan: Eskişehir Osmangazi Üniversitesi Fakültelerinin Dekanlarını,
e) Döner Sermaye İşletme Müdürü: Eskişehir Osmangazi Üniversitesi Döner Sermaye İşletme Müdürünü,
f) EBYS Koordinatörü: Eskişehir Osmangazi Üniversitesi Genel Sekreterini
g) Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): İdarelerin faaliyetlerini yerine getirirken hazırladıkları ve faaliyetlerinin delili olabilecek e-Yazışma Teknik Rehberi’ne uygun belgelerin içerik, üstveri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve aidiyet zinciri içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistemi,
ğ) Elektronik Onay: Güvenli elektronik imza kullanılmayan durumlarda paraf yerine geçecek kaydın elektronik ortamda alınmasını,
h) Elektronik Ortam: EBYS içerisinde e-Yazışma Teknik Rehberi’ne uygun olarak güvenli elektronik imza ile imzalanmış belgelerin hazırlandığı, kayıt altına alındığı, saklandığı ve gönderildiği ortamı,
ı) Enstitü Müdürü: Eskişehir Osmangazi Üniversitesine bağlı Enstitülerin Müdürlerini,
i) E-Yazışma Teknik Rehberi: Elektronik ortamda yapılacak resmî yazışmalar kapsamında oluşturulan belgelerin yapısı, formatı, imzalama ve şifreleme mekanizmaları gibi teknik hususları tanımlayan ve Dijital Dönüşüm Ofisi Başkanlığı tarafından yayımlanan güncel rehberi,
j) Fiziksel Ortam: Kâğıt ortamında yapılan işlemleri,
k) Form: Biçimli belgeyi,
l) Format: Elektronik dosya türlerini,
m) Genel Sekreter: Eskişehir Osmangazi Üniversitesi Genel Sekreterini,
n) Genel Sekreter Yardımcısı: Eskişehir Osmangazi Üniversitesi Genel Sekreter Yardımcısını/Yardımcılarını,
o) Gizli Evrak Takip Numarası: Gizlilik derecesine sahip evrakların; gönderimi, havalesi, ve takibinin yapılabilmesi amacıyla her bir evrak için ayrı üretilen belge sayısını,
ö) Güvenli Elektronik İmza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı,
p) Hastane: Sağlık, Uygulama ve Araştırma Hastanesi ile Ağız, Diş ve Çene Sağlığı Eğitim, Uygulama ve Araştırma Hastanelerini
r) Hastane Başmüdürü: Sağlık, Uygulama ve Araştırma Hastanesinin düzenli işlemesini ve iyi hizmet vermesini, kayıtların düzgün tutulmasını ve benzeri hizmetlerin görülmesini sağlamak üzere görevlendirilen kişiyi
s) Hastane Müdürü: Ağız, Diş ve Çene Sağlığı Eğitim, Uygulama ve Araştırma Hastanesinin düzenli işlemesini ve iyi hizmet vermesini, kayıtların düzgün tutulmasını ve benzeri hizmetlerin görülmesini sağlamak üzere görevlendirilen kişiyi
ş) Hukuk Müşaviri: Eskişehir Osmangazi Üniversitesi Hukuk Müşavirini,
t) İdari Birim Amiri: 124 nolu Kanun Hükmünde Kararnameyle belirtilen Genel Sekreter ve Genel Sekretere bağlı tüm Daire Başkanlarını, Hukuk Müşavirini, Döner Sermaye İşletme Müdürünü, Enstitü Sekreterini, Fakülte Sekreterini, Yüksekokul Sekreterini, Başmüdürü vb. birimlerin amirlerini,
u) İmza Sahibi: Güvenli elektronik imza oluşturmak amacıyla bir imza oluşturma aracını kullanan veya zorunlu hâllerde ya da olağanüstü durumlarda hazırlanan belgeyi el yazısıyla imzalayan gerçek kişiyi,
ü) Kurumsal Kimlik Kılavuzu: Senato tarafından kabul edilen Kurumsal Kimlik Yönergesi ekinde bulunan Eskişehir Osmangazi Üniversitesi logosunun her mecrada uygun, etkin ve doğru kullanımına ilişkin kılavuzu
v) Merkez Müdürü: Eskişehir Osmangazi Üniversitesi Uygulama ve Araştırma Merkez Müdürlerini,
y) Rektör: Eskişehir Osmangazi Üniversitesi Rektörünü,
z) Rektör Yardımcısı: Eskişehir Osmangazi Üniversitesi Rektör Yardımcılarını,
aa) Resmi Yazışma: İdarelerin kendi içlerinde, birbirleriyle veya gerçek ya da tüzel kişiler ile iletişim sağlamak amacıyla güvenli elektronik imza kullanarak elektronik ortamda ve zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda el yazısıyla atılan imza ile fiziksel ortamda yürüttükleri süreci,
bb) Standart Dosya Planı: Kurumsal işlemler ve bu işlemler sonucunda oluşturulan veya alınan belgelerin üretim yerleri ile olan ilişkisi belirtilerek konu veya fonksiyon esasına göre dosyalanmasını sağlamak amacıyla geliştirilen ve Devlet Arşivleri Başkanlığı tarafından yayımlanan sınıflama şemasını,
cc) ÜBYS (Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi): İzmir Katip Çelebi Üniversitesi Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından hazırlanıp, üniversitenin bütün birimlerinde yazışmalarda kullanılan Elektronik Belge Yönetim Sistemini,
çç) Üniversite: Eskişehir Osmangazi Üniversitesini,
dd) Üstveri (Metadata): Bir belgeyi tanımlayan gönderici, konu, tarih, sayı ve benzeri tüm bilgileri,
ee) Üst Yazı: Belgenin, varsa ek veya ekleri hariç kısmını
ff) Üst Yönetici: Eskişehir Osmangazi Üniversitesi Rektörünü,
gg) Yazı İşleri Birim Yetkilisi: Eskişehir Osmangazi Üniversitesi Genel Sekreterlik Yazı İşleri Birim Yetkilisini,
ğğ) Yetkililer: Rektör, Rektör Yardımcıları, Fakülte Dekanları, Enstitü Müdürleri, Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu Müdürleri, Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürleri, Koordinatörler, Genel Sekreter, Genel Sekreter Yardımcısı, Daire Başkanları, Hukuk Müşaviri, Döner Sermaye İşletme Müdürü, Enstitü Sekreteri, Fakülte Sekreteri, Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu Sekreteri, Başhekim, Başmüdürü, Hastane Müdürü
hh) Yönerge: Eskişehir Osmangazi Üniversitesi Yazışma Kuralları, Elektronik Belge Yönetim Sistemi Kullanımı ve İmza Yetkileri Yönergesini,
ıı) Yönetmelik: Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliği
ii)Yüksekokul Müdürü: Eskişehir Osmangazi Üniversitesi Yüksekokullarının Müdürlerini,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
İlkeler, Sorumluluklar, Yazışma Esasları
İlkeler ve uygulama esasları
MADDE 5 – (1) Bu yönergenin yerine getirilmesi ile ilgili ilkeler ve uygulama esasları aşağıda belirtilmiştir.
a) “İdari Birim Kimlik Kodu” olmayan ya da verilmeyen hiçbir birim/makam yazışma yapamaz. “İdari Birim Kimlik Kodu” almak için yeni kurulan/kurulacak birimlerin kuruluş dayanakları ile birlikte yazılı olarak Genel Sekreterliğe başvurmaları gerekir.
b) Akademik ve İdari Birimlerin yazılarında Eskişehir Osmangazi Üniversitesi logosu dışında logo senatoda kabul edilerek belirlenen biçimde kullanılır. Birimlere ait ikinci logo olarak daha önceden kullanılan logoların Eskişehir Osmangazi Üniversitesi Logo Kullanımına İlişin Usul ve Esaslar uyarınca Senatoda karar alındıktan sonra kullanılması esastır.
c) Kuruma gelen evrakların kayda alınmasında ve evrak havalesinde aşağıdaki ilke ve yöntemler uygulanır.
1- Akademik birimlere hitaben yazılmış olanlar dışında, kuruma gelen ve Genel Evrak Kayıt Bürosu Personeli tarafından teslim alınan tüm evraklar, (Kayıtlı Elektronik Posta, Faks, Fiziki Belge, Posta, Bireysel başvuru vb.) tasnif edilerek gizlilik derecesine sahip olmayan evraklar Elektronik Belge Yönetim Sisteminde kayda alınır. Genel Sekreterin veya Genel Sekreterin görevlendirmesi durumunda Genel Sekreter Yardımcısı ve/veya Yazı İşleri Birim Yetkilisinin havalesi ile konunun muhatabı olan birime/birimlere sevk edilir. Havale edilen evrakın aslı, ilgili birimlerce yetkilendirilen personel tarafından teslim alınır.
2- Evraklar akademik birim amiri ve/veya idari birim amiri tarafından görülebilir ve kendi alt birimlerine havale edilir. Ayrıca; birimler istedikleri takdirde evrak görme yetkisini EBYS üzerinden alt kullanıcılarına devredebilir.
3- Akademik birimlere hitaben yazılmış olanlar dışında, kuruma gelen ve Genel Evrak Kayıt Bürosu personeli tarafından teslim alınan gizlilik derecesine sahip tüm evraklar (Kayıtlı Elektronik Posta, Faks, Fiziki Belge, Posta, Bireysel başvuru vb.), Genel Sekretere veya Genel Sekreter tarafından görevlendirilen Genel Sekreter Yardımcısına ya da Yazı İşleri Birim Yetkilisine sunulur. İçeriğine göre, gerektiğinde Genel Sekreter tarafından Rektöre arz edilir ve evrakın takibinin yapılabilmesi için (evrakın aslı elektronik ortama yüklenmeden) ilgili personel tarafından EBYS’de Gizli Evrak Takip Numarası oluşturularak evrakın aslı zimmet ile konunun muhatabı olan birime/kişiye teslim edilir.
4- Kurum dışından gelen ve akademik birimlere hitaben yazılmış olan evrakların (Kayıtlı Elektronik Posta dışındakiler) teslim alınması ve kaydı, doğrudan akademik birimler tarafından yapılır.
5- Doğrudan ilgili birime gelen tüm evraklar kayda alınırken; yetkili personel tarafından tasnif edilerek gizlilik derecesine sahip olmayan evraklar Elektronik Belge Yönetim Sistemine yüklenir. Gizlilik derecesine sahip evraklar; yetkili personel tarafından, evrakın aslı elektronik ortama yüklenmeden sadece takibinin yapılabilmesi için EBYS’de Gizli Evrak Takip Numarası oluşturularak zimmet ile konunun muhatabı olan birime/kişiye teslim edilir.
ç) Diğer kurumlardan gelen yazılara verilecek cevap yazılarında; gelen yazı hangi makamın imzası ile gelmişse, o makama denk makamlar tarafından cevap yazılarının imzalanması esastır.
d) Sınırları açıkça belirtilerek yazılı olarak devredilmiş olan yetkiler kullanılması esastır.
e) Yetkiler, sorumluluk anlayışının gereklerine uygun olarak yerinde, zamanında ve doğru olarak kullanılır.
f) Kendisine yazılı olarak yetki devredilen kişi bu yetkiyi bir başkasına devredemez.
g) Akademik ve idari hiyerarşi içinde her kademe, bilmesi gereken konularda görev ve sorumluluğu ile bağlantılı olarak bilgi sahibi edilir.
ğ) Yetkililer, kendi üstlerinin bilmesi gereken konuları takip edip, üstüne bildirmekle; her makam sahibi, imzaladığı yazılarda, üst makamların bilmesi gereken bilgileri zamanında bildirmekle yükümlüdür.
h) Rektör, üniversitenin tüm birimleri ile; rektör yardımcıları, kendilerine bağlı birimlerle; genel sekreter, üniversite idari birimleri ile; dekanlar, fakülteleri ile; müdürler, kendisine bağlı enstitü, meslek yüksekokulu, araştırma merkezi ile; bölüm başkanları, bölümleriyle; daire başkanları ve diğer birim/büro amirleri ise kendi birimleri ile ilgili olan tüm konularda bilgi ve sorumluluk sahibidirler.
ı) Üst yöneticinin görevlendirmesi üzerine İç denetçiler görevleri ile ilgili olarak akademik ve idari birimlerle doğrudan yazışma yapabilir ve gizli de olsa sözlü ve yazılı her türlü bilgiyi alabilir.
i) Yapılacak yazışmalarda, “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” hükümlerine riayet edilir.
j) Fakülte Dekanları, Enstitü Müdürleri, Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu Müdürleri, Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürleri, Koordinatörler ile Genel Sekreter, Daire Başkanları, Başhekim, Başmüdür, Hastane Müdürüne imzalama yetkisi verilen rutin yazılar dışındaki, akademik ve idari birimlere ve Üniversite dışı kurumlara yapılacak yazışmalar, Rektör/Rektör Yardımcısı imzası ile yapılır.
k) Bu yönerge doğrultusunda akademik birimler kendi aralarında, idari birimler de kendi aralarında doğrudan yazışmalar yapabilirler.
l) Akademik birimler, eğitim amaçlı konularda, doğrudan kendi aralarında ve kendilerine bağlı birimler ile bu yönergede belirlenen ilkeler doğrultusunda yazışma yapabilirler. Ders görevlendirmelerinde birimler arasında yapılan yazışmalar sonucunda belirlenen öğretim elemanının görevlendirilmesine ilişkin Rektörlük Oluru, ilgili birim tarafından hazırlanarak imzaya sunulur
m) Yetkilinin izin vb. nedenlerle bulunmadığı hallerde, vekili imza yetkisini kullanarak yetkiliye yapılan iş ve işlemle ilgili bilgi verir.
n) Rektör tarafından bu yönerge ile devredilen yetkiler Rektör Onayı olmadan birim amirlerince daha alt kadrolara devredilemez.
o) Bir izin veya onayın kaldırılması veya düzeltilmesi, alınışındaki usule uyularak yapılır.
ö) Yazılar ekleri ve varsa öncesine ait dosyası ile birlikte imzaya sunulur.
p) Eskişehir Osmangazi Üniversitesi ile Eskişehir Osmangazi Üniversitesi’ne bağlı birimlerin kurum dışında yapacakları ikili anlaşmalar Rektör Onayı ile yürürlüğe girecek olup anlaşma metinleri Genel Sekreterlikte muhafaza edilecektir. İlgili birim tarafından hazırlanan taslak üst yazı ile Rektörlüğe gönderilecek ve Hukuk Müşavirliğinin görüşü de alınarak Genel Sekreter/Genel Sekreter Yardımcısı tarafından Rektöre sunulacaktır. Aynı şekilde; Eskişehir Osmangazi Üniversitesi Rektörlüğü ya da bağlı birimlerince imzalanan kurum dışı protokoller Genel Sekreterlikte muhafaza edilecektir. Bağlı birimlerin dış kurumlarla imzalamak istedikleri protokoller imzalanmadan önce yabancı dilde hazırlanan protokoller, Türkçe nüshaları ile birlikte Rektörlüğe gönderilecek olup Genel Sekreterlik aracılığıyla Hukuk Müşavirliğinin görüşü alındıktan sonra Rektöre sunulacaktır.
r) Akademik ve İdari Birimler, idari işlemlerin tesisinden önce veya uygulama sırasında doğan tereddütlerin giderilmesi için mütalaa talep edebilirler. Mevzuatta açık olarak düzenlenmiş veya çözümü hukuk bilgi ve tekniğini gerektirmeyen hususlar hukuki mütalaa konusu yapılamaz. İdari birimlerce yapılan hukuki mütalaa talepleri Genel Sekreterliğe, Akademik Birimlerce yapılan hukuki mütalaa talepleri Rektörlük Makamına yazılarak, değerlendirilmek üzere Hukuk Müşavirliğine havale edilir. Akademik ve İdari birimlerce yapılan mütalaa taleplerinde;
1)Hangi konuda hukuki tereddüt olduğu,
2)İlgili mevzuat hükümlerinin ne olduğu,
3)Konu ile ilgili kendi görüş ve değerlendirmelerinin ne olduğu hususları da belirtilerek makul bir süre öncesinde görüş talebi yapılmalıdır.
s) Akademik birimlerden Dekan/Müdür imzası ile gelen yazılar “ESKİŞEHİR OSMANGAZİ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜNE” hitaben yazılır. ESKİŞEHİR OSMANGAZİ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ ana başlığıyla parantez içinde yazılacak alt birim belirtilebilir.
ş) Üniversitede, gizlilik derecesine sahip olmayan resmi yazışmalar güvenli elektronik imza kullanılarak elektronik ortamda yürütülür.
t) Güvenli elektronik imza ile imzalanan belge elektronik ortamda muhataplara iletilir. Güvenli elektronik imza ile imzalandıktan sonra elektronik olarak iletilemeyen belge, 6. Maddenin 2. Fıkrası Maddesinde düzenlenen usule göre çıktı alınarak gönderilir.
u) Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından; Üniversite bünyesinde çalışan tüm personel için (Akademik, idari, sürekli işçi, sözleşmeli, vb.) ilgili personelin birim yetkilisinin onaylayacağı form ile müracaat etmek suretiyle……@ogu.edu.tr” uzantılı mail adresi ve görev tanımına uygun olarak ÜBYS kullanıcı hesabı oluşturulur.
ü) Üniversitede çalışan bütün personelin ÜBYS Gelen Evrak kutusunu ve “…@ogu.edu.tr” uzantılı resmi mail adresini her gün kontrol etmeleri sorumluluklarıdır. ÜBYS üzerinden elektronik ortamda gönderilen yazıları işleme alıp, gereğini yapmaktan ilgili personel sorumludur.
v) Üniversitede çalışıp ÜBYS kullanıcısı olan tüm personelin izin istek ve onay işlemleri ÜBYS üzerinden yapılır. Buna göre; izin almak ya da aldığı sağlık raporunu, sağlık iznine dönüştürmek isteyen personel talebini kendine ait kullanıcı adı ve şifresi ile ÜBYS üzerinden oluşturup paraflayarak, onaylanmak üzere izin vermeye yetkili amirlerine gönderir. İmza yetkileri listesi sıralamasına göre sıralı amirlerinin parafı, izin vermeye yetkili amirin imzası ile süreç tamamlanır.
y) Asli görevi uhdesinde olmak üzere, birden fazla birimde çalışmakta olan akademik/idari personelin izin onay işlemlerinde, görev yaptığı birim amirinin onayından önce ilişkili bulunduğu birimlerin amirlerinin koordinasyon parafı alınır. Onay süreci tamamlandıktan sonra sistem üzerinden görev yaptığı birimlerin tümüne otomatik olarak onaylı izin belgesinin havalesi gerçekleşir.
z) Şube Müdürü ve üzeri kadrolarda görev yapan personelin izin formu izin vermeye yetkili amiri tarafından onaylandığında, vekalet onayı alınmak üzere ÜBYS tarafından otomatik olarak vekalet onay formu oluşturulur. Sistem tarafından oluşturulan bu vekalet onay formu Rektörlük Makamına sunulmak üzere imza yetkileri listesine göre dolaşıma çıkar. İmza süreci tamamlandığında Personel Daire Başkanlığına, izin alan personele, vekil bırakılan personele ve görev yerlerine gönderilir.
aa) Şube Müdürü altındaki kadrolarda görev yapan personelin vekil/yedek bırakma işlemleri ÜBYS Vekil Ayarları butonundan yapılır.
bb) Personel Belgesi istekleri ÜBYS üzerinden elektronik ortamda yapılır. Sistem üzerinden Personel Daire Başkanlığına iletilen talep, Personel Daire Başkanlığınca değerlendirilerek imza yetkileri listesine uygun şekilde elektronik olarak imzalanmak suretiyle süreç tamamlanır.
cc) 14.10.2017 tarih ve 30210 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan “e-Yazışma Projesi” konulu 2017/21 sayılı Başbakanlık Genelgesine dayanarak
1) 26.04.2022 tarih ve 31821 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Gizlilik Dereceli Belgelerde Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre evraklarda sınıflandırma yapılır.
2) Kurum içi ve kurum dışı yapılacak gizlilik derecesine sahip yazışmalar; evrak üzerindeki bilgiler (ek, ilgi vb.) ve evrakın aslı elektronik ortama yüklenmeden EBYS’den Gizli Evrak Takip Numarası alınarak ıslak imzalı olarak yapılır.
dd) Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi ile kurum dışı alıcısına gönderilmek üzere KEP sistemine gelen evraklar, Genel Sekreterin görevlendireceği Genel Sekreter Yardımcısı ve/veya Yazı İşleri Birim Yetkilisi tarafından, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik kapsamında kontrol edilerek gönderilir.
ee) Rektörlük Makamı, Rektör Özel Kalem ve İç Denetim Birim Başkanlığı tarafından yazılan yazılar hariç olmak üzere, Rektöre sunulacak fiziki ve elektronik tüm evraklar (imza, onay, karar, olur vb.); Genel Sekreter veya görevlendireceği Genel Sekreter Yardımcısı tarafından Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik kapsamında kontrole müteakip paraf edildikten sonra imza sürecine devam eder. Özel bilgi ve usul gerektiren evraklar (protokol, proje vb.) biri Yazı İşleri Biriminde dosyalanmak üzere (kontrol eden yetkiliye paraflatılmak suretiyle) iki nüsha hazırlanır ve Rektörlük makamına sunulmadan önce içeriği ile ilgili olarak ilgili birim yetkilisi/proje yürütücüsü tarafından, Rektöre arz edilmek üzere Genel Sekreter/Genel Sekreter Yardımcısına bilgi verilir.
Şekilsel usul ve esaslar
MADDE 6 - (1) Tüm akademik ve idari birimler tarafından yapılacak resmi yazışmalarda ilgili mevzuat hükümlerine uyulacak ve Kurumsal Kimlik Kılavuzu çerçevesinde aşağıdaki hükümler uygulanacaktır:
a) Resmi Yazışmalarda kullanılacak sayı satırında yer alan kod numarası; Tüm Akademik Birimlerde; Bölüm, Anabilim Dalı/ Bilim Dalı, Anasanat Dalı/ Sanat Dalı, İdari Birimlerde Şube Müdürlükleri ve Şeflikler için Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı’nın belirlediği biçimde, dosya numarası ise, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı tarafından belirlenen “Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı” kitapçığında belirtildiği biçimde kullanılacaktır.
b) Üniversite logosu Kurumsal Kimlik Kılavuzunda tanımlanmıştır.
c) Üniversite ve Birim Logolarının kullanımında, Kurumsal Kimlik Kılavuzunda yer alan renk kodları ve yazı karakterleri kullanılmalıdır.
ç) Üniversitenin resmi yazışmaları Üniversite antetli ve logolu kâğıdı ile yapılır.
d) Bir sayfayı aşmayan resmi yazışmalarda, ilgili yönetmelik çerçevesinde belirlenen yazışma kurallarına ve ölçülerine uyulmalıdır. Bir sayfayı aşan resmi yazışmalarda, devamlı sayfalarda sayfa sayısı sağ alt köşede adres çizgisinin üzerinde kalacak ve sayfa sayısı ile toplam sayfa sayısını gösterecek şekilde yazılmalıdır.
e) Akademik Birimler Üniversite Senatosu tarafından onaylanmış logolarını Kurum logosu solda, birim logosu sağda olmak üzere belirtilen ölçü aralığında kullanabilirler.
f) Klasör sırtları, Standart Dosya Planlarında belirtilen şekilde klasör ölçüsüne uyarlanarak kullanılır.
g) Tüm personel tarafından resmi maksatla kullanılacak olan kartvizitler, tüm akademik birimler tarafından kullanılacak olan Belgeler Kurumsal Kimlik Kılavuzunda tanımlandığı şekilde kullanılacaktır.
ğ) Resmi iş ve işlemlerde mutlaka “ogu.edu.tr” uzantılı mail adresleri kullanılmalıdır. Birimlerin kendilerini tanımlayacak bir kısaltma ile birime ait bir mail adresi kullanması zorunludur. Birimlere ait bu mail adreslerinin oluşturulması ve kullanılmasından birim amirleri sorumludur.
(2) Belgenin çoğaltılması, gönderilmesi, alınması ve iade edilmesi işlemlerinde aşağıdaki hükümler uygulanacaktır:
a) Fiziksel ortamda hazırlanan ve gizlilik derecesi taşımayan bir belgeden örnek çıkartılması halinde, örneğin uygun bir yerine "ASLI GİBİDİR" ibaresi konulur ve yetkilendirilmiş görevli tarafından ad, soyadı, unvan ve tarih belirtilmek suretiyle imzalanır. Bu şekilde çoğaltılan belge, asıl belge gibi kabul edilir.
b) Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgenin çoğaltılması, yetkilendirilmiş görevliler tarafından çıktı alınarak gerçekleştirilir. Belge doğrulama işlemi, doğrulama kodu ve karekod ile Dijital Türkiye (e-Devlet) üzerinden sağlanır.
c) Güvenli elektronik imza ile imzalanarak hazırlanmış belgelerin elektronik ortamda kaydedilmesi, gönderilmesi ve saklanması esastır. Bu belgeler, ayrıca çıktı alınarak fiziksel ortamda saklanmaz.
ç) Güvenli elektronik imza ile imzalanan belge elektronik ortamda muhataplara iletilir. Güvenli elektronik imza ile imzalandıktan sonra elektronik olarak iletilemeyen belge çoğaltma usulüne göre çıktı alınarak gönderilir.
d) Elektronik olarak muhataplara iletilen belgeler tebliğ niteliği taşımakta olup fiziki olarak zimmet yapılması beklenmeksizin gereği yapılır.
e) İdareler arasında resmi yazışma kapsamında iletilecek elektronik belgelerin oluşturulmasında e-Yazışma Teknik Rehberinde tanımlanan kurallara uyulması zorunludur. Resmi yazışma kapsamında iletilen ve e-Yazışma Teknik Rehberine uygun şekilde oluşturulmuş belgeler işleme konacaktır.
Sorumluluklar
MADDE 7 – (1) Akademik ve idari birimlerce yazılan bütün yazılardan birim amirleri,
a) Bu yönerge ile verilen yetkilerin tam ve doğru olarak kullanılmasından ve uygulamaların yönergeye uygunluğunun sağlanmasından Rektör Yardımcıları, Genel Sekreter, Genel Sekreter tarafından görevlendirilen ilgili Genel Sekreter Yardımcısı ve tüm akademik ve idari birim amirleri,
b) Yazışmaların; yazışma kuralları, emir ve yönergeye uygun olarak yapılmasından, yazıların dosyalanma ve korunmasından birim amirleri ve birimlerin ilgili görevlileri,
c) Gelen evrakın ve imzalanan yazıların ilgililere süratle ulaştırılması ve tekide mahal verilmeyecek şekilde süratle cevaplandırılmasından ilgili birim amiri ve birimindeki tüm görevliler,
ç) Gizlilik dereceli bilgi ve evrakın, ilgisiz kişilerin eline geçmemesinden ve bilmemesi gereken kişilerin konudan haberdar olmamasından birim amiri ve tüm ilgililer,
d) Birimlerden çıkan tüm yazılardan birinci derecede birim amiri ve sonra yazıda parafı/elektronik onayı olan tüm ilgililer,
e) Rektörlük Makamına veya diğer görevlilerin imzasına getirilen ve kendilerine teslim edilen evrak ve yazıların muhafazasından rektör sekreterleri ve genel sekreterlik personelleri,
f) İç denetim birimince inceleme sonucunda düzenlenen raporlara dayanılarak yapılan uygulamalardan uygulamayı yapan idare veya mercii, sorumludur.
g) Güvenli elektronik imza, elle atılan imza ile aynı hukukî sonucu doğurur. Gizlilik dereceli evrakın, oluşturulması, kaydedilmesi ve havalesi ile ilgili işlemlerin “14 Ekim 2017 tarih, 30210 sayılı resmi gazetede yayınlanan başbakanlığın "e- Yazışma Projesi" konulu 2017/21 genelgesi”ne ve 26.04.2022 tarih ve 31821 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Gizlilik Dereceli Belgelerde Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik uygun yapılmasından birim amiri ve tüm ilgililer sorumludur.
Bilgi edinme, müracaat ve şikâyet başvuruları
MADDE 8 - (1) Üniversiteye müracaat, şikâyet ve diğer başvurularla ilgili olarak, başvuru yöntemine göre aşağıdaki usul ve yöntemlerin uygulanması uygun görülmüştür.
a) Kuruma yapılan CİMER, Bilgi Edinme Kanunu kapsamında yapılan müracaatların değerlendirilip cevaplanmasından Bilgi Edinme Birimi sorumludur.
b) Dilekçeler konularına ve niteliğine göre Genel Sekreter veya görevlendirdiği Genel Sekreter Yardımcısı/Yazı İşleri Birim Yetkilisi tarafından ilgili birimlere havale edilecektir.
c) Bütün birim yetkilileri, kendi görev alanlarına giren konularla ilgili başvuruları doğrudan doğruya kabul etmeye, kaydını yaparak konuyu incelemeye ve eğer istenen husus mevcut bir durumun beyanı veya yasal bir durumun açıklanması ise, bunu dilekçe sahiplerine 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun’da belirtilen usule uygun olarak, yazılı şekilde bildirmeye yetkilidirler. Bunlar dışındaki istemlere ilişkin cevaplar Genel Sekreter tarafından imzalanacaktır.
ç) 3071 Sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun uyarınca, kendisine başvurulan birim yetkilisi, konunun incelenmesini ve çözümünü kendi yetkisi dışında görürse, dilekçeler yasal süreler göz önünde bulundurularak Genel Sekretere sunulacak, verilecek direktife göre gereği yapılacaktır.
d) Doğrudan Rektörlük Makamına yapılan yazılı başvurular, bir özellik arz etmediği, Rektör veya Rektör Yardımcıları tarafından görülmesinde bir zorunluluk olmadığı, bir ihbar ya da şikâyeti kapsamadığı takdirde, Genel Evrak Bürosu tarafından EBYS kaydı yapılıp, Genel Sekreter veya görevlendirdiği Genel Sekreter Yardımcısı/Yazı İşleri Birim Yetkilisi tarafından EBYS üzerinden ilgili birime havale edilir. Bu şekilde ilgili birime giden dilekçeler işleme konulacak ve sonuç, 3071 sayılı Yasalarda belirtilen usule uygun olarak dilekçe sahibine ve ilgili yetkililere yukarıda yazılı esaslar dahilinde yazılı olarak bildirilecektir.
e) 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve ilgili yönetmelik gereğince Rektörlüğe yapılacak başvurular Genel Sekreter veya görevlendirdiği Genel Sekreter Yardımcısı/Yazı İşleri Birim Yetkilisi tarafından Bilgi Edinme Birimine havale edilecektir. Bu başvurulara verilecek cevaba esas olmak üzere ilgili birimlere bilgi, belge isteme yazısı gönderilir. İlgili birim yazıda belirtilen süre içinde gereğini yerine getirir. İlgili birimlerden gelen bilgi-belge ile yasal süresi içinde bilgi edinme başvurularına cevaben hazırlanan yazılar, bilgi verilecek makama göre Rektör/Rektör Yardımcısı tarafından imzalanacaktır.
f) 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve ilgili yönetmelik gereğince, Üniversiteye bağlı tüm akademik ve idari birimlere yapılan başvurular ve verilecek cevaplar hazırlanarak Bilgi Edinme Birimine gönderilecek ve cevapların tek bir noktadan verilmesi sağlanacaktır.
Senato yazışmaları
MADDE 9 - (1) 2547 Sayılı Kanunun 14. Maddesi ile Akademik Teşkilat Yönetmeliği’nin 5. maddesi uyarınca Üniversitemiz Senatosunda görüşülecek konular ile teklif usulleri aşağıdaki şekilde belirlenmiştir:
a) Akademik Birimler Senato gündemine alınmasını istedikleri evrakları ilgili daire başkanlığına gönderirler. İlgili Daire Başkanlığı gerekli incelemeyi yapar, mevzuat bilgisi ve açıklamaları ile birlikte Senato gündemine alınması için belirlenen toplantı tarihinden en az 2 (iki) gün önce Genel Sekreterliğe teklif eder. Ancak zorunlu ve acil hallerde Rektör/Rektör Yardımcısı onayı ile Senato ek gündem maddesi oluşturulabilir.
b) Akademik birimler tarafından hazırlanan eğitim öğretim ile ilgili yönetmelik, yönerge, usul ve esaslar Eğitim Komisyonunda görüşüldükten sonra Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı tarafından Üniversite Senatosunda görüşülmek üzere Genel Sekreterliğe teklif edilir. Birimler tarafından “Mevzuat Hazırlama Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğe” uygun olarak hazırlanan ve Üniversitenin bütününü ilgilendiren Eğitim-Öğretim haricindeki mevzuat çalışmaları (yönetmelik, yönerge, usul ve esaslar) ilgili birim tarafından Genel Sekreterlik Makamına gönderilir. Mevzuat Komisyonunun mevzuat taslağı hakkındaki görüşü doğrultusunda gerekli görülürse Genel Sekreterlik tarafından ilgili birimden düzeltme yapılması istenir. Düzeltme yapılması istenen birim, Üniversite Senatosuna sunulmak üzere nihai mevzuat çalışmasını Genel Sekreterliği gönderir.
c) Senatoda kabul edilen tüm mevzuat düzenlemeleri Yazı İşleri Birimi tarafından ilgili birime/birimlere bildirilir aynı zamanda Kamu Mevzuat Sistemine (KMS) girilir.
ç) Senatoda görüşülen gündemlere ait kararlar; gerekli iş ve işlemlerin yapılması için gündem teklifini yapan ilgili birime, Yazı İşleri Birimi tarafından gönderilir.
Yönetim Kurulu ve Disiplin Kurulu yazışmaları
MADDE 10 - (1) 2547 Sayılı Kanunun 15. Maddesi ile Akademik Teşkilat Yönetmeliği’nin 6. maddesi uyarınca Üniversite Yönetim Kurulu’nda görüşülecek konular ile teklif usulleri aşağıdaki şekilde belirlenmiştir:
a) Üniversite Yönetim Kurulunda görüşülecek her türlü evrak ilgili birimler tarafından belirlenen toplantı tarihinden en az 3 (üç) gün önce mevzuat bilgisi ve açıklamaları ile birlikte Genel Sekreterliğe gönderilir. Ancak zorunlu ve acil hallerde Rektör/Rektör Yardımcısı onayı ile Üniversite Yönetim Kurulu ek gündem maddesi oluşturulabilir.
b) Akademik Birimler Üniversite Yönetim Kurulu gündemine alınmasını istedikleri evrakları ilgili daire başkanlığına gönderirler. İlgili Daire Başkanlığı gerekli incelemeyi yapar, mevzuat bilgisi ve açıklamaları ile birlikte Üniversite Yönetim Kurulu gündemine alınması için Genel Sekreterliğe teklif eder.
c) 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunun 53. Maddesi ile Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği hükümleri uyarınca Disiplin Kurulu sıfatı ile görüşülecek tüm konular gerekli hallerde Hukuk Müşavirliğinden görüş alınarak, Disiplin Kurulu gündemine alınması teklifi ile Genel Sekreterlik makamına gönderilir. İlgili gündem maddesi Genel Sekreterlik tarafından Disiplin Kuruluna sunulur.
ç) Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından hazırlanarak e-bütçe sistemine girişi yapılan ödeneklerin ikinci düzeyde dağılımı, Genel Sekreterlik tarafından gündeme alınarak Üst Yönetici tarafından Üniversite Yönetim Kurulunun bilgisine sunulur.
d) Yönetim Kurulu ve Disiplin Kurulunda görüşülen gündemlere ait kararlar; gerekli iş ve işlemlerin yapılması için gündem teklifini yapan ilgili birime, Yazı İşleri Birimi tarafından gönderilir
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Yetki Devirleri ve İmza Yetkilileri
Yetki devirleri
MADDE 11 – (1) Yetkililer, görevlerinin ifası sırasında mevzuatla doğrudan kendisine verilmiş olan ve yönetici olarak sahip olduğu yetkiler ile biriminin faaliyetleri ile ilgili olarak İmza Yetkileri Listesi ile belirlenen ve Rektörlük/Dekanlık/Müdürlük tarafından devri uygun görülen yetkileri kullanırlar.
(2) Yetkililer mevzuata göre yalnız kendileri tarafından kullanılması öngörülen hususlar dışında kalan yetkilerini tespit edeceği esaslara göre sürekli veya geçici olarak mahiyetindeki personele devredebilirler.
(3) Yetkilerin devri ve kaldırılması yazılı olarak yapılır.
(4) Yetki devri yetkiyi devreden amirin sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.
Rektör tarafından kullanılacak yetki ve imzalar ile yazı ve onaylar
MADDE 12 – (1) Rektör tarafından kullanılacak yetki ve imzalar ile yazı ve onaylar şunlardır:
a) Cumhurbaşkanlığı Genel Sekreterliği, TBMM Başkanlığı ile birim ve komisyonları,, Genelkurmay Başkanlığı, Milli Güvenlik Kurulu Genel Sekreterliği, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı, Üniversitelerarası Kurul Başkanlığı, Sayıştay Başkanlığı, ÖSYM Başkanlığı ve İç Denetim Koordinasyon Kuruluna yazılacak yazılar,
b) Bakanlar imzasıyla gelen yazıların cevapları ile Bakanlıklara sunulan (YÖK kanalıyla) Rektörlük görüş ve tekliflerini içeren yazılar,
c) Vali, Garnizon Komutanı, Büyükşehir Belediye Başkanı ve Cumhuriyet Başsavcısı imzası ile gelen yazılara verilecek cevaplar ile bu kurumlara yazılacak yazılar,
ç) Düzenleyici ve Denetleyici Kurumlara (Bağımsız İdari Otoritelere) yazılacak yazılar,
d) Kurum ve kuruluşlarla yapılacak tüm protokol ve anlaşmalar,
e) Rektörlük Makamınca uygun görülen tebrik yazışmaları,
f) İç Denetim Birim Yöneticisince sunulan yıllık ve üç yıllık çalışma plan ve programını onaylama,
g) İdari, cezai ve disiplin soruşturması açılması, yürütülmesi, sonuçlandırılması ile ilgili; Rektörün yetkili amir olduğu yazışma ve onaylar,
ğ) Rektör Yardımcıları, Dekan, Enstitü, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokul Müdürleri, Araştırma Merkezi Müdürleri, Rektörlüğe bağlı Koordinatörler, Genel Sekreter, İç Denetim Birim Yöneticisi yıllık izin, mazeret izni, sağlık izni ve vekâlet onayları, 657 sayılı Kanun’da öngörülen diğer mazeret izin onayları,
h) Üniversite birimleri ile Üniversite dışındaki kurum ve kişilerden gelen önemli teklif ve yazılara verilecek cevaplar,
ı) Üniversitenin yatırım teklifleri ve yıllık programların uygulanması ile ilgili yazılar,
i) Üniversite içinde yer değişikliğine ilişkin, 2547 Sayılı Kanuna tabi tüm personel ile 657 Sayılı Kanuna tabi personelden Şube Müdürü ve üstü idari görevlerdeki personelinin geçici görevlendirme ile boş bulunan yönetici durumundaki idari kadrolara vekâlet yazıları ile onayları,
j) Disiplin Soruşturması kapsamında ilgili personeli görevden uzaklaştırma ve göreve iade onayları,
k) Açıktan atama ile ilgili kadro talep yazıları,
l) 2547 Sayılı Kanunun 31., 38., 39., 40/a, 40/b, 40/c, 40/d ve 41. maddelerine ilişkin yapılan görevlendirmeler ile ilgili olurlar,
m) Açıktan, naklen, yeniden, asalet tasdiki, unvan değişikliği, Dekan, Müdür ve bunların yardımcılarına ait atama kararnamesi, onayları ile istifa onayları,
n) İlan edilen Profesör ve Doçent kadrolarının jürilerine gönderilen yazılar,
o) Akademik personelin yolluklu, yevmiyeli veya 15 günden fazla yurtiçi görevlendirmelerine ilişkin görevlendirme yazıları,
ö) İlgili birimde öğretim elemanı olmadığı durumlarda Bölüm Başkanlarının atama onayları, Akademik Teşkilat Yönetmeliğinin 18. Maddesi uyarınca yapılacak görevlendirmeler.
p) Diplomaların imzalanması,
r) Üniversite şenlikleri ile ilgili olurlar ve onay yazıları,
s) Kısmi zamanlı öğrenci alım onayı,
ş) 4-B sözleşmeli personelin yıllık sözleşmeleri,
t) Öğrencilerin yurtdışı kültür ve spor faaliyetleri görevlendirme onayları,
u) Üniversitenin Stratejik Planı, Bütçe Teklifi, Performans Programı, Ayrıntılı Finansman Raporu, Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu, İdare Faaliyet Raporu, Yatırım Değerlendirme Raporu, Yönetim Dönemi Hesabı, Kesin Hesap ile ilgili onay ve yazılar,
ü) Ertesi yıla geçen yüklenme onayları ile gelecek yıllara yaygın yüklenme onayları,
v) Üniversitenin cari ve yatırım bütçesini ilgilendiren yıl içi bütçe işlemleri ile ilgili alınması gereken onaylar ve Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığı yetkisinde olan işlemlerin talep yazıları,
y) Rektörlüğe veya tüm birimlere yapılan bağışların kabulü ile ilgili olurlar,
z) Yasa ve yönetmeliklerle Rektöre bırakılmış bu yönergede ayrıca sayılmayan yazışmalar ve Rektörün imzalamayı uygun gördüğü diğer onay ve yazılar.
Rektör Yardımcıları tarafından kullanılacak yetki ve imzalar ile yazı ve onaylar
MADDE 13 – (1) Görev bölümüne uygun olarak Rektörün imzalayacağı yazılar dışında kalan ve Rektörün yetki devri yaptığı onay ve yazılar.
Genel Sekreter tarafından kullanılacak yetki ve imzalar ile yazı ve onaylar
MADDE 14 – (1) Genel sekreter tarafından kullanılacak yetki ve imzalar ile yazı ve onaylar şunlardır:
a) Rektör ve Rektör Yardımcılarının imzalayacakları yazıların parafı,
b) Soruşturma açılması, yürütülmesi, sonuçlandırılması ile ilgili Genel Sekreterin yetkili olduğu yazışma ve onaylar,
c) Genel Sekreter Yardımcıları ve Daire Başkanlarının yıllık, mazeret ve sağlık izin onayları,
ç) Yasa ve yönetmeliklerle Genel Sekretere bırakılmış bu yönergede ayrıca sayılmayan yazışmalar ve Rektöre onaya sunulan yazıların uygunluk imzaları,
d)Senato/Yönetim/Disiplin Kurulu kararlarının Üniversitenin ilgili birimlerine gönderildiği üst yazılar.
e) Üniversite içinde çeşitli birimlerden bilgi ve belge istemine ilişkin Kurumlardan gelen taleplerin Üniversite içindeki bilgi ve belge toplanmasına ilişkin ön yazışmaları.
f) Rektörlük Makamı tarafından verilen diğer görevlere dair yazı ve onaylar.
Genel Sekreter Yardımcısı tarafından kullanılacak yetki ve imzalar ile yazı ve onaylar
MADDE 15 – (1) Görev bölümüne uygun olarak Genel Sekreter tarafından yetki verilen onay ve yazılar.
Hukuk Müşaviri tarafından kullanılacak yetki ve imzalar ile yazı ve onaylar
MADDE 16 – (1) Hukuk müşaviri tarafından kullanılacak yetki ve imzalar ile yazı ve onaylar şunlardır:
a) Hukuk müşavirinin bilgi alma, bilgi verme ve hukuki görüş gibi konularda diğer birim amirleri ile yapacağı yazışmalar,
b) Üniversitenin taraf olduğu adli ve idari davalarda, iç ve dış tahkim yargılamasında, icra işlemlerinde ve yargıya intikal eden diğer her türlü hukuki uyuşmazlıklarda idareyi temsilen vekil sıfatı ile takip ederek verilecek tüm dilekçe ve yazışmalar,
c) Rektör tarafından verilen diğer görevlere ait yazı ve onaylar
Daire Başkanları tarafından kullanılacak yetki ve imzalar ile yazı ve onaylar
MADDE 17 – (1) Daire Başkanları tarafından kullanılacak yetki ve imzalar ile yazı ve onaylar şunlardır:
a) Üniversitemiz idari birimleri tarafından hazırlanarak Rektörlük Makamı Olur’u alınan İmza Yetkileri Listesi doğrultusunda işlem yapılır.
b) Rektör ve genel sekreter tarafından verilen diğer görevlere ait yazı ve onaylar.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Akademik Birimler
Dekan tarafından kullanılacak yetki ve imzalar ile yazı ve onaylar
MADDE 18 – (1) Dekan tarafından kullanılacak yetki ve imzalar ile yazı ve onaylar şunlardır:
a) Kanunen bizzat dekan tarafından başkanlık edilmesi gereken toplantı ve kurullar, Kanunlar ve yönetmeliklerde öngörülen ve mutlaka Dekan tarafından yapılması gereken öneriler, kararlar ve işlemler,
b) Dekan yardımcıları, bölüm başkanları, fakülte sekreterinin yıllık, mazeret ve sağlık izin onayları,
c) Rektörlük Makamına yazılacak yazılar,
ç) Fakültenin bütçe teklifleri ve yıllık faaliyet raporları ile ilgili yazılar,
d) Yasa ve yönetmeliklerle Dekan’a bırakılmış ve bu yönergede yetki devri yapılmamış konulardaki yazılar ile Dekan’ın imzalamayı uygun gördüğü diğer onay ve yazılar.
Enstitü/Yüksekokul Müdürü tarafından kullanılacak yetki ve imzalar ile yazı ve onaylar
MADDE 19 – (1) Enstitü/ Yüksekokul Müdürü tarafından kullanılacak yetki ve imzalar ile yazı ve onaylar şunlardır:
a) Kanunen bizzat müdür tarafından başkanlık edilmesi gereken toplantı ve kurullar, Kanunlar ve yönetmeliklerde öngörülen ve mutlaka müdür tarafından yapılması gereken öneriler, kararlar ve işlemler,
b) Müdür yardımcıları, yüksekokul/enstitü sekreteri ve bölüm başkanlarının yıllık, mazeret ve sağlık izin onayları,
c) Rektörlük Makamına, dekanlıklara ve müdürlüklere yazılacak yazılar,
ç) Meslek Yüksekokul/ enstitülerin bütçe teklifleri ve yıllık faaliyet raporları ile ilgili yazılar,
d) Yasa ve yönetmeliklerle müdüre bırakılmış ve bu yönergede yetki devri yapılmamış konulardaki yazılar ile müdürün imzalamayı uygun gördüğü diğer onay ve yazılar,
Dekan Yardımcıları tarafından kullanılacak yetki ve imzalar ile yazı ve onaylar
MADDE 20 – (1) Görev bölümüne uygun olarak Dekanın imzalayacağı yazılar dışında kalan onay ve yazılar.
Müdür Yardımcıları tarafından kullanılacak yetki ve imzalar ile yazı ve onaylar
MADDE 21 – (1) Görev bölümüne uygun olarak müdürün imzalayacağı yazılar dışında kalan onay ve yazılar,
Fakülte/Yüksekokul/Enstitü Sekreteri tarafından kullanılacak yetki ve imzalar ile yazı ve onaylar
MADDE 22 – (1) Fakülte/ Enstitü/ Yüksekokulu Sekreteri tarafından kullanılacak yetki ve imzalar ile yazı ve onaylar şunlardır:
a) Üniversite akademik birimleri tarafından hazırlanan İmza Yetkileri Listesinin Dekan/Müdür Onay’ı doğrultusunda işlem yapılır. İmza Yetkileri Listesi Dekan/Müdür Onay’ı alındıktan sonra veya değişiklik olduğunda 1 (bir) hafta içinde Genel Sekreterliğe gönderilecektir.
b) Yasa ve yönetmeliklerle Fakülte/Yüksekokul/Enstitü Sekreterine bırakılmış bu yönergede ayrıca sayılmayan yazışmalar ve Rektöre onaya sunulan yazıların uygunluk imzaları,
c) Dekan/müdür tarafından verilen diğer görevlere dair yazı ve onaylar.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Çeşitli Hükümler, Yönergenin Uygulanması, Yürürlük ve Yürütme
Çeşitli hükümler
MADDE 23 – (1) Rektörlük Makamı, Dekanlıklar/Müdürlükler ve ilgili birim yöneticileri, bu yönergenin uygulanmasından sorumludur.
(2) Bu yönergede hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri ile Rektörlüğün onayı çerçevesinde işlem yapılır.
Yönergenin uygulanması
MADDE 24– Bu yönerge, bütün akademik ve idari birimlerin amirleri tarafından tüm personele tebliğ edilecek ve yazışmaların bu yönerge hükümlerine uygun olarak yürütülmesi sağlanacaktır.
Yürürlükten kaldırılan yönerge
MADDE 25 – Yürürlükte olan Eskişehir Osmangazi Üniversitesi Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve İmza Yetkileri Yönergesi yürürlükten kaldırılmıştır.
Yürürlük
MADDE 26 – Bu Yönerge Senatoda kabul edildiği tarihten itibaren yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 27 – Bu yönerge hükümlerini Rektör yürütür.