Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Nedir

Elektronik Belge Yönetim Sistemi; İdarelerin faaliyetlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden idare faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan ve bu belgelerin üretiminden nihai tasfiyesine kadar olan süreç içerisinde yönetimini sağlayan sistemi ifade etmektedir.

EBYS ile, gerek kurum içi birimlerimiz arası yazışmalarımızı ve gerekse diğer kamu kurum ve kuruluşları ile olan yazışmalarımızın bilgisayar ortamında yapılmasını sağlayarak;

Yazışmaların standartlaşmasını sağlar.
Yazışmaların sevk, paraf ve onay sürelerini kısaltır.
Kırtasiye giderlerinden, zamandan ve iş gücünden tasarruf sağlar.
Yazışmaların sağlıklı bir şekilde arşivlenir.
Belgeler ilgili birimlere, kişilere hızlı bir şekilde ulaştırılır, aynı anda dağıtımı yapılabilir.
Belgelerin dolaşımı esnasında durumları takip edilir.
Belgeler hızlı bir biçimde dosyalanarak arşivleyebilir.
Aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim imkanı sağlar.
İş akışında kesinti olmaması için görevlerde vekalet ile devamlılık sağlanır.
Bekleyen ve işlem yapılan evraklar kontrol edilerek personelin performansı değerlendirilebilir.
Belgelere erişim ve erişilmezlik güvenliğini sağlar.
Elektronik imza ile yazışma ve belge paylaşımının bilgisayar ortamında resmi olarak yapılabilmesini sağlar.
Doküman oluşturma ve saklama maliyetleri azalır.
Güvenli ve mekandan bağımsız erişim imkanı sağlar.
Evrak akışını hızlı ve doğru sonuçlandırır.
Saklanan belgeyi, yönetilen bilgiye dönüştürür.