Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Koordinatörlüğü

Amaç

•  Üniversitemizde belge yönetimi ve arşiv sisteminin kurulması,
•  Kurum/birim belge merkezi ve arşivi çalışmalarının uyum içerisinde yürütülmesi için politika ve stratejilerin oluşturulması,
•  Üniversitemiz Kurum Belge Merkezi ve Arşivi’ne işlerlik kazandırılması,
•  Üniversitemiz Birim Belge Merkezi ve Arşivlerinin oluşturulmasına kılavuzluk edilmesi,
•  e-Belge yönetimi ve arşivleme sistemine geçiş süreci çalışmalarının yürütülmesi,
•  Uygulamalara ilişkin yönetmelik, yönerge, esas, kılavuz vb. işlem prosedürlerinin geliştirilmesi,
•  Üniversitemiz “Yazışma Birim (Haberleşme) Kodları”nın verilmesi ve uygulamaların izlenmesi; kod uygulamalarındaki süreçte YÖK ve Devlet Teşkilatı Veritabanı (DTVT) ile ilişkilerin yürütülmesi,
•  BEYAS uygulama süreçlerine ilişkin üniversitemiz personeline yönelik eğitim programlarının Personel Daire Başkanlığı Hizmetiçi Eğitim Şubesi ile koordinasyon içersinde planlanması, hazırlanması ve yürütülmesi,
•  Üniversitemiz BEYAS ve e-BEYAS çalışmalarının planlanması, koordinasyonu, süreçlerin uygulamaya konulması ve izlenmesi, amacıyla kurulmuştur. 

          Görevleri

      EBYS Koordinatörlüğü, belirlenen vizyon, misyon ve kuruluş amacı çerçevesinde aşağıda belirtilen üniversitenin 3 (üç) temel fonksiyona yönelik çalışmaları yürütmektedir:

(1) Belge Yönetimi Çalışmaları

      İş Süreçlerinde yapılan yazışmalar ve üretilen evrak/belgelerin üretimlerinden başlanarak bu süreçlerde dosyaların oluşumu, düzenlenmesi, değerlendirme-ayıklama-imha işlemlerinin yönetimi ve arşive transferine kadar olan sürecin belge yönetim ilke ve yöntemlerine göre yönetimini sağlamak.

(2) Elektronik Belge Yönetimi ve Arşivleme Çalışmaları 

      İş süreçlerinde üretilen belgelerin elektronik ortamda e-imza destekli bir sistemde gerçekleştirilmesi sürecini tanımlayarak uygulamaya geçirmek ve üniversitenin EBYS sistemini kurarak e-devlet entegrasyonunu sağlamak.

EBYS Destek Biriminin Görevleri:

1. Üniversitenin tüm yazışmalarında kullanılan EBYS’nin kullanıcılar tarafından sorunsuz çalışması sağlanmaktadır.
2. EBYS sistem yönetimi ile alakalı (kullanıcı işlemleri, hesapları, yetki grupları, erişim hakları, rol işlemleri, kurum haberleri, sistem ayarları, iş akışları gibi) işlemler sistem yöneticileri tarafından gerçekleştirilmektedir.
3. EBYS işleyişinde karşılaşılan sorunlar çözülmekte, çözülemeyen problemlerde firma ile iletişim kurularak ortak çözüm üretilmektedir. 
4. EBYS’nin işleyişiyle ilgili birimlerden telefon, e-posta, bireysel yüz yüze gelen talepler, EBYS Sistem Yöneticileri tarafından değerlendirilerek tüm idari ve akademik personelin EBYS işlemleri gerçekleştirilmektedir.
5. EBYS üzerinde “Kullanıcı Hesapları” ile ilgili her türlü “Kullanıcı İşlemleri” sistem yöneticileri tarafından gerçekleştirilmektedir. EBYS’ye yeni kullanıcı tanımlaması yapılmakta, birim değişikliği, birimden, görevden, kurumdan ayrılma gibi durumlarda EBYS kullanıcı tanımlama ve iptal işlemi yapılmaktadır.
6. EBYS kullanıcılarının kullanımla ilgili (evrak hazırlama, evrak sevki, evrak arama, ara yüzle ilgili değişikliklerde, vb.) karşılaştığı sorunlar için telefonla ya da kullanıcılar geldiğinde birebir destek verilmektedir.
7. EBYS’nin işleyişiyle ilgili gelen öneriler, talepler, şikayetler incelenmekte, gerekli görülen değişiklikler hizmet alınan firmaya iletilmekte ve gerekli kontroller,  incelemeler sistem yöneticileri tarafından yapıldıktan sonra sisteme aktarılması sağlanmaktadır.
8. Yeni birim kurulması, birimlerin birleştirilmesi, birim kapanması gibi durumlar EBYS’ye yansıtılmaktadır.
9. Birimlerden EBYS ve elektronik imza ile ilgili gelen eğitim talepleri değerlendirilerek ve gerekli eğitimler verilmektedir.

Elektronik İmza Destek Biriminin Görevleri:

1. Elektronik imza ile ilgili gelen talepler alınmakta, gerekli işlemler yapılarak e-imzaların alındığı firmaya iletilmektedir.
2. Elektronik imzası gelen kişilere ilk tanımlama, kurulum, şifre alma gibi konularda telefonda ya da geldiklerinde destek verilmektedir.
3. Elektronik imza kullanıcılarının karşılaştıkları sorunlara telefonda destek verilmektedir. 
4. Üniversitemiz tarafından elektronik imza alınan kullanıcı kayıtları tutulmaktadır.