Sık Sorulan Sorular

1. Başlık kısmındaki listede bütün birimler görünüyor. Evrakı nereye göndereceğimi nasıl seçmeliyim?

Yazışmalarda evrak gönderilecek birim makamlardır. (Örn: … Dekanlığına, …. Müdürlüğüne gibi). Bağlı birimler makam değildir (…..Dekanlığı Öğrenci İşleri Birimi, …… Sekreterliği gibi).


2. Dağıtım listesinde parantez içerisindeki birimler neyi ifade ediyor?
EBYS sisteminde ilgili birimin bağlı olduğu bir üst birimi ifade etmektedir ve bilgi amaçlıdır. Aynı isimli birimleri ayrıştırmada yardımcı olmaktadır.

 

3. Başlık kısmındaki listede"…..Sekreterliğine" başlığını seçtiğimde önizlemede neden "….Başkanlığına" olarak görünmektedir?
Dağıtım isimleri üst başlıkta görünecek şekilde hazırlanmıştır.


4. Rektörlük Makamına hitaben yazı hazırlamak istediğimde böyle bir başlık listede görünmemektedir.
Dağıtım listesinden "Eskişehir Osmangazi Üniversitesi" seçildiğinde ön izlemede "Rektörlük Makamı" başlığı çıkacaktır.


5. Geri dönen veya güncellenen belgenin ekini silemiyorum?
Daha önce dosyadan eklenen belge artık EBYS de olduğu için sayfanın alt tarafında belirtilen "Ekler" üzerine gelindiğinde açılan kutudan "Sistemden Ek Ekleme" sekmesinin tıklanması gerekiyor.


6. Daire Başkanlıklarına yazı gönderirken neden Rektörlük Makamına hitaben yazmam gerekiyor?

Rektörlük Makamına yazılan tüm yazılar Genel Sekreterlik Yazı İşleri Sorumlusuna gelmekte olup, ilgili birime/birimlere havalesi yapılmaktadır.


7. Kurum içi hazırladığım yazı imzalandıktan sonra nereye gidiyor?
Yazı, hitapta belirtilen makamlara EBYS tarafından otomatik olarak gönderilmektedir. Yazı aynı zamanda arşive kaldırılması için hazırlayan kişiye de gitmektedir.


8. Dış birimlere gönderilen yazılar nasıl gönderiliyor?
Dış birimlere gönderilen yazılar imzadan sonra otomatik olarak tarih ve sayı alıp, EBYS üzerinden ilgili birimin "Giden Evrak" kullanıcısına gönderilmektedir. Kullanıcı dış birimin KEP hesabını kontrol eder, KEP hesabı olan kurumlara belge EBYS üzerinden, yoksa çıktısı alınıp normal posta ile gönderilir. Yazı aynı zamanda arşive kaldırılması için hazırlayan kişiye de gitmektedir.

 

9. Dış Birimde kişi ismi yazdığımızda önizlemede -na ekini almaktadır. Örn:Prof.Dr.Ali TEKİN' NA gibi. Nasıl düzeltebilirim?
Dış birim listesinde bulunmayan kurum/kişiyi listeye eklerken sayfanın altında bulunan listeden kamu/kişi/firma seçeneklerinden uygun olan seçilir. Listeden kişi seçilirse, başlıktaki kişi isminin önüne Sayın kelimesi otomatik olarak eklenir, kamu seçilirse birimin sonuna NE,NA eki eklenir, firmanın seçilmesi halinde ise başlık herhangi bir ek almaz.


10. EBYS kullanımında karşılaştığım sorunlar için nasıl yardım alabilirim?
https://destek.ogu.edu.tr/ adresinden personel sicil numarası ve TC kimlik numarası ile giriş yapılıp çağrı açılması gerekmektedir. Açılan sayfada “Kategori” olarak EBYS’i seçip, “E-posta izleme” seçeneğinin “Evet” olduğundan emin olun lütfen. Açılan çağrılar aracılığı ile sorunlarınız çözüme ulaştırılacaktır. Ayrıca Bilgisayarınızda TeamViewer veya Alpemix gibi programlar aracılığı ile uzaktan erişim sağlanması yoluyla da yardım alabilirsiniz.