E-İmza Kullanımı

NASIL E-İMZA ALABİLİRİM?

Üniversitemiz tarafından alınan e-imzalar, TÜBİTAK Kamu Sertifikasyon Merkezinden (KAMUSM) temin edilmekte olup; mevcut e-imzaların geçerlilik süresinin son tarihi  dikkate alınarak Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Koordinatörlüğü tarafından e-imza sahipleri adına talepte bulunulmaktadır (geçerlilik süresinin tespiti, “E-İMZA YARDIM" bağlantısındaki "E-İmza Şifresi Kilit Çözme" dosyasında mevcuttur). Başka kurumdan e-imza almış öğretim üyeleri süre sonunda yeni e-imza talebinin yapılabilmesi için e-imza sürelerini EBYS Koordinatörlüğüne bildirmeleri gerekmektedir. Ayrıca başka bir kurumdan atamaları yapılan Öğretim Üyeleri için e-imza taleplerinde ogu adresli mail adresleri kullanılacağı için e-posta adreslerini EBYS Koordinatörlüğüne bildirilmelidir.

Proje başvurusu için e-imza almak isteyen öğretim elemanları veya kayıp, yedek gibi nedenlerle tekrar e-imza almak isteyen personelin e-imza talepleri için "E-İMZA YARDIM" bağlantısında bulunan “E-imza Talep Formu”nun doldurulması gerekmektedir.

E-imza talebinde bulunan personelin “ogu.edu.tr” uzantılı e-posta adreslerine hem Koordinatörlüğümüz tarafından bilgilendirme amacıyla hem de KAMUSM tarafından başvuru ile ilgili e-postalar gönderilmektedir. KAMUSM tarafından bilgilendirme@kamusm.gov.tr  adresi aracılığı ile gönderilen e-postada başvuru formunun doldurulacağı internet adresi/bağlantısı ve başvuru formu için gerekli olan “ERİŞİM PAROLASI” bildirilmektedir.

Başvurular internet üzerinden yapılacağı için tüm personelin ESOGÜ kurumsal e-posta adreslerini mutlaka aktif hale getirmeleri ve gelen e-postaları silmemeleri gerekmektedir.

 

E-İMZA BAŞVURUSUNU NASIL YAPABİLİRİM?

Başvuru formu doldurulduktan sonra ekrana gelecek olan ekrandaki “ISLAK İMZALI” ara yüz seçilerek başvurunun çıktısı alınıp imzalanmalıdır (detaylı bilgi "E-İMZA YARDIM" bağlantısındaki "E-imza Başvuru Arayüz Talimatı" dosyasında mevcuttur). Başvuru formu sırasında oluşturulacak GÜVENLİK SÖZCÜĞÜ aktivasyon sırasında kullanılacağı için mutlaka not alınmalıdır.

Islak imzalı formların asılları TÜBİTAK’a gönderilmek üzere Rektörlük EBYS Koordinatörlüğüne teslim edilmesi gerekmektedir. E-posta ile gönderilen formlar kabul edilememektir.

EBYS Koordinatörlüğü tarafından başvuru formları, miktarına bağlı olarak düzenli aralıklara hazırlanıp, imzaya sunulur ve imza sürecine bağlı olarak takip eden iş gününde ise kargo ile TÜBİTAK’a gönderilir.

KAMUSM tarafından gönderilecek e-postayı takiben 4 ay içerisinde başvuru yapılmaması halinde kullanıcı adına yapılan talep, sistem tarafından otomatik olarak iptal edilmektedir. Ayrıca e-imza başvuru ve teslim süresinde sıkıntı yaşanmaması için e-imza süresinin son geçerlilik tarihinden en az 20 gün önce mutlaka internet üzerinden başvuruların yapılması ve Koordinatörlüğümüze teslim edilmesi son derece önemlidir.

 

E-İMZA TESLİMİ NASIL YAPILIYOR?

Başvuru formlarının tesliminden sonra “Kamu SM” tarafından üretimi tamamlanan e-imzalar (kart okuyucu ve çipli kart) başvuru formunda belirtilen adres aracılığı ile kullanıcılara kurye ile teslim edilmektedir.

 

E-İMZAMI ALDIM NE YAPMAM GEREKİYOR?

E-imzanın aktivasyonu ve kullanılacak yeni şifrenin (PIN) belirlenmesi, teslimatta verilen zarfın içerisinde yazan açıklamalarda ve KAMUSM tarafından hazırlanan dosyada belirtilmektedir (detaylı bilgi  "E-İMZA YARDIM" bağlantısındaki "E-imza Sertifikamı Aldım. Ne Yapmalıyım? " dosyasında mevcuttur).

Aktivasyon sırasında sorun yaşanması durumunda, EBYS Koordinatörlüğü personeli tarafından şahsen gelinmesi halinde veya ALPEMIX masa üstü uzaktan bağlantı programı aracılığıyla destek verilmektedir. (Program için detaylı bilgi "E-İMZA YARDIM" bağlantısında mevcuttur)

Aktivasyon sonrası e-imza sahipleri yeni e-imzalarını kullanmaya başlayabilirler ve gerekirse AKİS kart Uygulaması aracılığı ile başka bir PIN numarası belirleyebilirler (detaylı bilgi "E-İMZA YARDIM" bağlantısındaki "E-imza PIN değiştirme" dosyasında mevcuttur)

Şifrenin 3 kez yanlış girilmesi halinde e-imzanız bloke olur ve kullanıma kapatılır. Açılması için kilit çözme şlemlerinin yapılması gerekmektedir (detaylı bilgi "E-İMZA YARDIM" bağlantısındaki "E-imza Şifresi Kilit Çözme"  dosyasında mevcuttur). 

 

Herhangi bir soru/sorun için EBYS Koordinatörlüğü ile iletişime geçebilirsiniz.