EBYS Nedir?

Elektronik Belge Yönetim Sistemi

       Üniversitemiz, 2017 yılı itibari ile resmi yazışmalarla ilgili bütün süreçlerin bilgisayar ortamında yapılmasını sağlayan Elektronik Belge Yönetim Sistemini (EBYS) kullanılmaya başlanılacaktır.
       Sistem ile ilgili soru ve görüşleriniz için İletişim bölümündeki numaralar ile irtibata geçebilirsiniz.
Osmangazi Üniversitesi Rektörlüğü

EBYS İle Amaçlanan Nedir?

         EBYS ile, gerek kurum içi birimlerimiz arası yazışmalarımızı ve gerekse diğer kamu kurum ve kuruluşları ile olan yazışmalarımızın bilgisayar ortamında yapılmasını sağlayarak;
* Yazışmaların standartlaşması,
* Yazışmaların sevk, paraf ve onay sürelerinin kısaltılması,
* Harcanan emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesi,
* Yazışmaların sağlıklı bir şekilde arşivlenmesi, hedeflenmektedir.

EBYS İle Ne Yapılabilir?

* Tanımlı iş akışı yolları ile belgeleri zamanında doğru kişiye ve en kısa yoldan ulaştırabilir .
* Belgelerin dolaşımı esnasında durumlarını takip edilebilir .
* Belgeler hızlı bir biçimde dosyalanarak arşivleyebilir.
* Yetki seviyelerine göre çeşitli arama kriterleri ile belgelere tek tuşla ulaşılabilir .
* Aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim imkanı sağlar .
* Belgelerin dağıtım ve dolaşımındaki paraflama süreci ve sırasını tanımlayabilir .
* Belgelerin birden fazla noktaya (örneğin; tüm illere )aynı anda tek tuşla dağıtımı yapılabilir.
* İzne çıktığımızda veya birimimizde gece nöbet sistemi mevcutsa, görevleri yürütecek birine vekalet verilebilir.
* Bekleyen ve işlem yapılan evraklar kontrol edilerek personelin performansı değerlendirilebilir.
* Belgelere erişim ve erişilmezlik güvenliği sağlar .
* Dijital imzanın ile yazışma ve belge paylaşımının bilgisayar ortamında resmi olarak yapılabilmesini sağlar.
* Dijital imza ile birlikte sadece kurum içi değil kurumlar arası yazışmaların bilgisayar ortamında yapılabilmesi sağlanacaktır .

EBYS’nin Getirileri

* Doküman oluşturma ve saklama maliyetleri azalır.
* Kırtasiye giderlerinden, zamandan ve iş gücünden tasarruf sağlar.
* Güvenli ve mekandan bağımsız erişim imkanı sağlar.
* Evrak akışını hızlı ve doğru sonuçlandırır.
* Süreçlerde tıkanan noktaları raporlar.
* Saklanan belgeyi, yönetilen bilgiye dönüştürür.